Kostenkalkulation optimieren und Anfragen schneller bearbeiten sind wesentliche Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
Ausgangssituation: Mühsame Kleinarbeit
Kürzlich durften wir in einem Unternehmen der Metallverarbeitung zusehen, wie eingehende Kundenanfragen bearbeitet werden. Aus den Beobachtungen wollten wir Empfehlungen für die Teamleitung erarbeiten, um die Abläufe zu beschleunigen, denn die Reaktionszeiten waren einfach zu lang. Bei Einreichung der Angebote, war es schon meistens zu spät und die Anfragen stapelten sich...
Geschwindigkeit und Genauigkeit: Der Trumpf
Das was wir beobachtet haben kommt sicherlich in dieser oder doch sehr ähnlichen Form in vielen Unternehmen der Metallverarbeitung vor, denn die Abläufe sind sich sehr ähnlich. Entweder es geht eine Kundenanfrage per E-Mail ein oder die Anfragedaten werden von einem Kundenportal heruntergeladen. 3D-Daten wie STEP sind meistens auch mit dabei. Dann hat man auch eine gute Vorstellung, um was es sich handelt. Oft werden ganze Komponenten, Module und Zusammenbauten angefragt. Diese müssen dann mühsam in ihre Einzelteile "zerlegt" werden, um dann für jedes Einzelteil einen Kalkulation und ggf. auch eine Expertenprüfung vorzunehmen.
Sobald die Fachleute diese Kleinarbeit erledigt haben, fängt die eigentliche Arbeit an: Zu suchen, zu fragen, sich auszutauschen wo denn die Anfragedaten zu einem anderen Projekt liegen, die diesem angeblich sehr ähnlich sind. Letztlich weiss man doch, dass ähnliche Anfragen schon mal bearbeitet worden sind. Als kluger und effizienter Mitarbeiter will man die Arbeit nicht noch einmal tätigen, wenn das schon mal bearbeitet wurde. Oder man will sich zumindest absichern.
Sicherheit vor Schnelligkeit bei der Kostenkalkulation?
Genau diese Absicherung war insbesondere den jungen Mitarbeitern in der Abteilung sehr wichtig, weil sie nicht über 20 Jahre Erfahrung besaßen und trotzdem sehr gute Arbeit abliefern wollten. Wenn man nicht das nötige Know-how hat, kann es schon mal schnell passieren, dass man 20% bis 30% daneben liegt - und das ist fatal. Um das zu vermeiden, müssen erfahrenere Mitarbeiter den Vorgang wiederholt prüfen. Das dauert und bindet unnötige Ressourcen. Und trotzdem bleibt es nicht aus, dass trotzdem Preise nicht genau genug kalkuliert werden, weil einfach die Zeit fehlt und die Anfragen sich stapeln. Und womit behelfen sich die Abteilungen selber?
Excel ist die am weitesten verbreitete Know-how Quelle
Aus dieser Situation heraus haben sich viele Abteilungen versucht Abhilfe zu schaffen: In vielen Excel-Tabellen werden Kunden und Anfragenummern mit Daten, Preisen, Prozessinformationen und Anfragedaten hinterlegt, damit man diese "schnell" wiederfinden kann. So weit so gut. Doch diese Excel-Tabelle muss täglich und akribisch gepflegt und aktualisiert werden. In Verbindung mit einem ERP-System und anderen Tabellen springt man dauernd von einer Quelle in eine andere. Der Inhalt all dieser Quellen muss zudem einzeln durchsucht und geprüft werden. Fängt man einmal in diesen Tabellen an nach Vorgängen zu suchen, dann fehlt es zudem an Visualisierungsmöglichkeiten. So beschränken und konzentrieren sich die meisten Anwender auf eine Handvoll "Treffen" und ziehen sich dazu die Vergleichsdaten einzeln heran. Auch das dauert wieder seine Zeit, weil die Zeichnungen, die Arbeitspläne und Kalkulationen hierzu wieder an unterschiedlichen Stellen verteilt gespeichert sind. Das hat zwar alles seine Ordnung ist aber einfach lästig, mühsam und bindet unnötige Zeit. Dadurch geht der Wirkungsgrad der Arbeit in den Keller, weil man mit vielen kleinen, aber dennoch notwendigen, Arbeitsschritten aufgehalten wird. Und man ist nicht sicher, ob man sich überhaupt auf die richtigen Treffer beschränkt hat. Eine andere Möglichkeit besteht aber nicht, weil die Zeit rennt.
Kostenkalkulation optimieren und schnell noch erfolgreicher werden
Viele Unternehmen haben schon sehr profundes Wissen, wie sie ihre Prozesse optimal auslegen und wie sie auf bewährte Weise ihre Preise kalkulieren. Und so kommen wir wieder zurück zu unseren Beobachtungen. Es geht also nicht darum mit erhobenem Zeigefinger oberlehrerhaft die Abläufe in Frage zu stellen. Es geht darum Bewährtes noch besser zu gestalten, Abläufe zu straffen, Fehlerquellen zu eliminieren und Reibungsverluste zu minimieren. So wie bei technischen Schmierstoffen. Diese werden erst durch den Zusatz von Additiven zu Hochleistungs-Schmierstoffen. Die kleinen unscheinbaren Additive tragen dazu bei, Not- und Kaltlaufeigenschaften verbessert, die Temperaturbeständigkeit erhöht und die Reibung weiter reduziert wird, usw.
Würde man also die laufenden Prozesse im Unternehmen mit kleinen IT-Additiven versehen, dann nimmt der Wirkungsgrad rasant zu. So war das Ergebnis unserer Beobachtung ganz einfach zusammengefasst: Das schnelle und einfache Finden von relevanten fertigungstechnischen und kaufmännischen Informationen zur Validierung von Preisen, Angeboten und Ressourcen erhöht den Wirkungsgrad deutlich mehr als 20%. Das Additiv wäre hier eine Methodik des schnellen und effizienten Findens von verteilten Informationen.
Erfolgsfaktor: Zufriedene Kunden
- Kürzere Reaktionszeiten bei Kundenanfragen
- Höhere Kundenzufriedenheit
- ERGO: Bessere Kundenbindung
- Höhere Preissicherheit
- Höhere Prozesssicherheit
- ERGO: Höhere Wirtschaftlichkeit
- Geringere Fehlermöglichkeit
- Schnellere und genauere Ressourcenplanung
- ERGO: Robuste Prozesse
- Höhere Termintreue
- Höhere Wirkungsgrad
- ERGO: Höhere Gewinne
Beispielhaft für diesen Erfolg steht das Unternehmen HAVLAT Präzisionstechnik GmbH, die in einem hart umkämpften Markt, der unter besonderem Preisdruck steht, sich dauerhaft behaupten. Der Fertigungsdienstleister für Präzisionsbauteile hat durch ein kleines IT-Additiv seinen Wirkungsgrad deutlich erhöht. Dabei führt dieses IT-Additiv zu keinem zusätzlichen Aufwand.
Lesen Sie mehr zur Erfolgsgeschichte von HAVLAT Präzisionstechnik hier.
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